Eski Google CEO’su ve şimdiki Google Yönetim Kurulu Başkanı Eric Schmidt’in e-posta konusunda işinize yarayacak 9 tavsiyesine bir göz atın.
İletişim teknolojilerinin her geçen gün geliştiği günümüzde e-posta kullanımı halen önemini korumaktadır. Öyle ki kurumsal iletişim başta olmak üzere bireysel kullanıcılarda da önemli bir iletişim aracı olan e-posta kullanımı, diğer iletişim yöntemlerinde olduğu gibi bazı kuralları beraberinde getiriyor. Bu kurallar da iletişimin etkili olması bakımından kullanıcıya/markaya fayda sağlıyor.
Google’ın eski CEO’su ve şu anda Yönetim Kurulu Başkanı olarak görev yapan Eric Schmidt de kullanıcılara ve markalara e-posta kullanımı ile ilgili bazı tavsiyelerde bulunuyor. Eric Schmidt ve eski Google Ürünlerinden Sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısı Jonathan Rosenberg tarafından hazırlanan “How Google Works” adlı kitapta belirtilen kurallara aşağıdan göz atabilirsiniz.
1. Hızlı cevap verin
E-postalara hızlı cevap vermek iletişimde pozitif bir geri bildirim döngüsü oluşturur. Bu durum iletişim kurduğunuz kişilerin önemli kararlara ve tartışmalara sizi dahil etmelerini sağlar. Vereceğiniz cevap kısacık bir kelime de olsa bu hiç cevap vermemekten çok daha iyidir.
2. Açık ve net olun, gereksiz yazılardan kaçının
Eğer bir problemi anlatıyorsanız bunu çok açık bir şekilde belirtin. E-postayı göndermeden önce taslak olarak kaydedin, daha sonra tekrar gözden geçirin ve gereksiz olan tüm kelimeleri çıkartın. Çünkü genellikle e-postaların çoğu insanların okumadan geçeceği alanlarla doludur.
3. Gelen kutusunu sık sık temizleyin
Gelen kutusunda yeni bir e-posta gördüğünüzde genellikle yapacağınız şeyler şunlardır: Gereksiz olduğunu anlayacak kadar okumak, hemen okuyup ardından hemen cevap vermek, okuyup daha sonra cevap vermek ve daha sonra okumak. Bunlardan ilk ikisine odaklanmanız daha iyi olacaktır. Özellikle hemen okuyup ardından hemen cevap vermeniz bunların içindeki en iyi seçenektir.
Gelen kutunuzdaki e-postaları kategorize ederek bu karmaşık e-postalara son verebilir, “cevap verilecekler”, “daha sonra okunacaklar” gibi başlıklar ile gelen kutunuzu bir düzene sokabilirsiniz. Bütün bu düzeni ise her gün sağlamalısınız. Aksi halde birikmiş e-postalar ile dolmuş bir gelen kutusu sonradan daha fazla vakit harcamanıza sebebiyet verir.
4. E-postaları en son gelenden başlayarak okuyun
Gelen kutunuzdaki e-postaları en son gönderilenden en önce gönderilene göre sıralayarak okuyun. Çünkü daha önce gönderilen e-postalar önemini yitirmiş olabilir.
5. Bir router/yönlendirici olduğunuzu unutmayın
Size gönderilen bir e-posta ile faydalı bir bilgiye sahip olduğunuzda bunun başka kimler için faydalı olabileceğini düşünün ve bu bilgiyi o kişilere yönlendirin.
6. Bcc özelliğini neden kullandığınızı iyi bilin
Birçok kişi e-postaların bcc özelliğini birtakım bilgileri belirli e-posta adreslerinden gizlemek için kullanır. Ancak bizim önerdiğimiz yöntem ise bu özelliğin sadece bir e-posta başlığı altında bulunan kişilerden istenilenleri devre dışı bırakmak için kullanılmasıdır. Gönderilen e-posta dizisi için “Tümünü Cevapla” seçeneğini seçtikten sonra artık başlık ile ilgisi kalmayan kişileri bcc alanına koyarak onları bu başlık altından çıkartabilirsiniz .
7. Bağırmayın
Eğer bağırmak istiyorsanız bunu gerçek anlamda kendiniz yapın. Çünkü bu şekilde bağırmak, elektronik bir ortamda bağırmaktan çok daha kolaydır.
8. Takip etmeyi kolaylaştırın
Kopyasını almak ya da yapılan değişiklikleri takip etmek istediğiniz bir notunuz varsa bunları başlıklar ile kategorize edin ve hatırlatıcı oluşturun. Bu sayede notunuzun orijinal hali ile yapılan değişiklikleri kolay bir şekilde kontrol edebilirsiniz.
9. Farklı anahtar kelimeler kullanarak e-posta aramasını kolaylaştırın
Gelen kutunuzda istediğiniz bir e-postayı ararken kullandığınız anahtar kelimeler diğer e-postalar için de geçerli olabilir. Bu durumu diğerlerinden farklı olacak şekilde kendi belirlediğiniz anahtar kelimeler kullanıp ilgili e-postayı kendinize tekrar göndererek çözebilirsiniz.
